L’Importanza Strategica della Competenza Culturale nel Business Italia-Giappone: Un’Analisi Socio-Comunicativa
Avviare relazioni commerciali transnazionali richiede ben più della semplice competenza tecnica o linguistica. Esige una decodifica attiva dei sistemi simbolici e delle pratiche sociali che regolano l’interazione nell’altra cultura.
Quando si tratta del Giappone, questa comprensione non è un “optional di buona educazione”, bensì un requisito strutturale per ottenere fiducia e ignorare queste differenze equivale a parlare una lingua sconosciuta nella stanza dei bottoni.
La PREPARAZIONE e la PUNTUALITÀ
Puntualità: un segno di rispetto
In Giappone, l’etichetta non è mera formalità, ma è l’elemento che garantisce ordine, prevedibilità e rispetto reciproco, valori fondanti per qualsiasi relazione duratura.
Un ambiente in cui trionfa il rispetto non è un lusso, ma il minimo sindacale per la costruzione di capitale sociale, in Giappone.
Trasgredire queste norme non è visto come un errore, come accadrebbe in Italia, ma come un fallimento nel riconoscere l’ordine sociale stesso, minando alla base la possibilità di ottenere fiducia.
La percezione del tempo è culturalmente codificata. Mentre in Italia un leggero ritardo può essere interpretato con maggiore elasticità, “flessibilità” o addirittura “vezzo personale”, in Giappone la puntualità assoluta è un potente indicatore simbolico che veicola rispetto per il valore altrui, affidabilità organizzativa e competenza gestionale; serietà.
Un ritardo, quindi, non è solo scortesia, ma è un messaggio socio-comunicativo negativo decodificato come disorganizzazione, scarsa considerazione, potenziale inaffidabilità.
Colpisce l’individuo, ma anche l’organizzazione che rappresenta, precludendo immediatamente molte possibilità di riuscita.
Pertanto, arrivare per tempo non è paranoia, ma attenzione alla buona riuscita dell’incontro.
Preparazione: dimostrare professionalità
La meticolosità non è soltanto un aspetto importante in Giappone, ma è un rito performativo di professionalità. Avere documenti impeccabili, presentazioni curate e biglietti da visita pronti è una dimostrazione di impegno e serietà perché comunica:
competenza e capacità di gestione.
In un contesto dove la forma esprime sostanza, una preparazione impeccabile è un investimento comunicativo primario per generare fiducia.
Rispetto per l’occasione e per il tempo altrui.
Dedizione al progetto o alla relazione.
SALUTI e PRESENTAZIONI
L’inchino: un segno di rispetto culturale
In Giappone, l’inchino trascende il semplice saluto. È un potente atto comunicativo non verbale, profondamente radicato nella cultura giapponese, che esprime gerarchia, gratitudine, rispetto e riconoscimento dell’altro.
Sebbene una stretta di mano sia ormai tollerata in contesti internazionali, integrare un leggero inchino, specialmente in risposta a quello dell’interlocutore, è un comportamento che diventa un potente simbolo.
Perché riconosce e legittima la cultura giapponese, dimostra sensibilità e volontà di adattamento, costruisce un clima disteso.
Ordine delle presentazioni: riconoscere la gerarchia
In Giappone, il rispetto della scala gerarchica è molto sentito.
Le gerarchie non sono soltanto un’idea interna alle organizzazioni, come può esserlo per noi occidentali, ma sono ancora radicate nella storia e nelle tradizioni del Paese.
Quindi, se si vuole comunicare in maniera efficace è bene non dimenticare mai che, in Giappone, storia e tradizioni non appartengono solo alla sfera del passato, ma vivono anche in tante dinamiche del presente.
Inoltre, se si tiene in considerazione come la storia del Giappone influenzi ancora così tante dinamiche del vivere quotidiano, e ci si rivolge correttamente alle persone di rango superiore, si aprono molte porte, poiché si stabilisce un clima di rispetto e di collaborazione fin dal primo incontro.
E, fidatevi: in Giappone, più che in Italia, la prima impressione è un ottimo biglietto da visita.
Scambio di biglietti da visita (Meishi)
Preparazione dei biglietti da visita
A proposito di biglietti da visita, in Giappone si attribuisce un’importanza quasi maniacale al biglietto da visita, che non può essere consegnato spiegazzato o rovinato.
E, oltre che in perfette condizioni, deve essere elegante e sobrio.
Se si lavora con il Giappone, è consigliabile avere una versione del biglietto da visita in giapponese, se possibile.
Si tratta di un piccolo investimento, ma che dà uno slancio importante all’immagine della vostra azienda, perché risulterà attenta alle dinamiche comunicative con il Giappone.
Procedura di scambio
In Italia, non facciamo particolare attenzione a come porgiamo e ci porgono i biglietti da visita. Ce li passiamo distrattamente, il più delle volte, mentre continuiamo a discutere, ma in Giappone lo scambio di biglietti da visita è un rituale.
E, come tutti i rituali, va eseguito con eleganza e precisione, seguendo alcuni passaggi: il biglietto si porge con entrambe le mani, come se fosse un oggetto fragile, con il logo aziendale rivolto verso l’alto.
Lo si riceve allo stesso modo, afferrandolo con entrambe le mani, per poi esaminarlo con attenzione, in modo da dimostrare che per noi è un oggetto che ha un valore.
Infine, sarebbe meglio non riporre subito il biglietto in tasca, ma tenerlo tra le mani o sulla scrivania fino al termine della riunione.
Comportamento durante l’incontro
Comunicazione formale e rispettosa
La comunicazione in Giappone è una cosa seria.
Inutile dire che bisogna utilizzare un linguaggio formale e rispettoso; rivolgersi ai colleghi giapponesi con i titoli appropriati seguiti da “san” (es. Tanaka-san) è il modo migliore di comunicare.
Si tratta di un atteggiamento che viene interpretato come un segno di rispetto per l’individualità e la posizione dell’interlocutore.
Ascolto attivo: mostrare attenzione
Mostrare attenzione e ascoltare attentamente, senza interrompere, non è solo una questione di educazione, in Giappone.
Il silenzio è doveroso quando parla una persona gerarchicamente superiore ed è buona norma tenere gli occhi fissi su chi parla, anche nel caso in cui l’interlocutore si esprima in giapponese e voi non capite niente. Poi si rivolgerà la stessa attenzione all’interprete.
Se, invece, la comunicazione avviene in lingua inglese, ovviamente vale lo stesso principio, ma bisogna attendere con calma e pazienza durante eventuali pause dell’interlocutore, alla ricerca di un termine specifico o della giusta formulazione della frase.
Anche perché, in Giappone il silenzio non è soltanto visto come una pausa, ma fa parte della sintassi.
Silenzio e riflessività: una parte della comunicazione
I giapponesi possono utilizzare il silenzio come parte della comunicazione.
In Italia, il silenzio è quasi sempre associato ad aspetti negativi, come imbarazzo, frustrazione o incompetenza, ma in Giappone ha un ventaglio di sfumature molto più ampio e sottile.
Pertanto, non bisogna sentirsi a disagio o forzare la conversazione durante eventuali momenti di silenzio, perché in Giappone sono frequenti durante le riunioni e quasi sempre servono a riflettere su ciò che è stato detto.
Conoscere questi processi di comunicazione evita malintesi e fa stare più sereni.
Gerarchia e ruoli
Rispettare la gerarchia
Durante gli incontri, è fondamentale riconoscere e rispettare la gerarchia presente, perché, come abbiamo scritto più sopra, in Giappone esiste un grande rispetto nei confronti della piramide gerarchica.
Pertanto, è bene rivolgersi prima alle persone di rango più alto e attendere che siano loro a dare il via alla discussione.
Questo atteggiamento mostra rispetto per le strutture organizzative giapponesi e facilita la collaborazione.
Ruoli chiari: chiarezza organizzativa
I giapponesi apprezzano la chiarezza dei ruoli all’interno del team.
Pertanto, è utile presentare chiaramente il ruolo di ciascun membro del proprio team all’inizio dell’incontro, poiché faciliterà la comprensione delle dinamiche interne e mostrerà l’immagine di un’organizzazione efficace.
A tal proposito, è bene che ciascun membro dell’azienda abbia biglietti da visita specifici, che evidenzino il ruolo.
Regole di comportamento
Discrezione: evitare gesti eccessivi
Evitare una comunicazione troppo appariscente, come parlare ad alta voce o gesticolare molto è più un comandamento che una regola.
La discrezione e il controllo personale sono una religione in Giappone.
Un comportamento sobrio e controllato trasmette professionalità e rispetto e dà un’immagine di sé controllata, organizzata e pulita.
Quanto al gesticolare, questo aspetto vale di più in certe zone del Giappone, come a Tokyo e al nord, mentre in altre città, come a Osaka, per esempio, si tende a gesticolare di più.
Tuttavia, la gestualità va bene se utilizzata per accentuare un concetto, ma è meglio non abusarne e, soprattutto, è opportuno non occupare troppo spazio, invadendo quello di altri.
Offrire e accettare regali: un gesto di cortesia
Se si offrono regali, farlo alla fine dell’incontro, utilizzando entrambe le mani per consegnarli.
I regali non devono essere troppo costosi, per non mettere a disagio l’altra parte, e devono essere scelti con cura: se conoscete i gusti dell’altra persona è opportuno regalare qualcosa che possa piacere.
Questo gesto di cortesia può rafforzare i legami e creare un’atmosfera positiva e, certamente, dimostra attenzione alle buone maniere, che in Giappone hanno un’importanza maggiore rispetto all’Italia.
DISCUSSIONE e DECISIONE
Discussione Dettagliata: importanza dei dettagli
I giapponesi preferiscono una discussione dettagliata e approfondita, con l’utilizzo di ordini del giorno, scalette meticolose e tutto il necessario per trattare ogni punto dell’argomento in agenda.
Essere pronti a fornire informazioni dettagliate e rispondere a domande precise è più un obbligo che un dovere perché in Giappone ci si aspetta che alle riunioni le persone siano preparate e che sappiano dare risposte esaustive a ogni domanda.
Processo decisionale: pazienza e comprensione
Il processo decisionale può richiedere tempo, poiché spesso coinvolge la consultazione di più livelli gerarchici.
Perciò, durante una riunione, può capitare di ascoltare i punti di vista di diverse persone prima di entrare nel merito e prima di poter prendere la parola.
Essere pazienti e non cercare di affrettare la decisione è il comportamento più appropriato. La pazienza è vista come un segno di rispetto per il processo decisionale interno dell’azienda giapponese, ma anche come parametro che misura il livello di serietà.
Al contrario, mostrarsi impazienti e animati dalla fretta veicola l’immagine di persona poco organizzata, non interessata e non seria.
Conclusione dell’incontro
Riassunto e Follow-Up
Alla fine dell’incontro, è utile fare un riassunto dei punti discussi e concordare i prossimi passi.
Inviare un’email di follow-up con i dettagli dell’incontro e le azioni concordate è una pratica apprezzata. Questo dimostra attenzione e impegno nella collaborazione, nonché rispetto nei confronti di una prassi giapponese.
Ringraziamenti: dimostrare gratitudine
Ringraziare sinceramente per il tempo e la disponibilità, utilizzando formule di cortesia appropriate è un’etichetta importante in Giappone.
La gratitudine è un valore fondamentale nella cultura giapponese e dimostrare apprezzamento per il tempo e l’impegno altrui è un comportamento che favorisce la comunicazione e la continuità dei rapporti.
Non bisogna esagerare in moine eccessive, ma non si può nemmeno dire un timido grazie. Meglio fare almeno un accenno di inchino con la testa, ripetere grazie mille più volte, che sarebbe il caso di dire in giapponese: arigatò goizaimasu.
Aspetti culturali aggiuntivi
Dress code: vestirsi in modo formale
In Giappone, nel mondo del business è importante non essere eccentrici. Vestirsi in modo elegante e formale è una buona prassi, preferendo abiti scuri, che sono la norma per gli incontri d’affari.
Un abbigliamento appropriato trasmette professionalità e rispetto per l’occasione molto più di quanto non avvenga in Italia.
LA FORZA DEL RISPETTO
Adottare un comportamento rispettoso e attento alle norme culturali giapponesi durante gli incontri d’affari può fare una grande differenza nel costruire una relazione positiva e duratura.
La comprensione e l’adozione delle pratiche di etichetta giapponese dimostrano rispetto per la cultura dell’altra parte e favoriscono un ambiente di collaborazione e fiducia, inoltre danno l’impressione che vi state impegnando affinché si possa comunicare nel migliore dei modi, senza fraintendimenti.
Questo aspetto dimostra la vostra intenzione reale a instaurare un rapporto rispettoso e longevo.
Investire tempo e sforzi per comprendere e rispettare queste norme non solo facilita le trattative, ma pone anche le basi per un rapporto d’affari solido e di successo.
PASQUALE DI MATTEO 